مسئول دفتر معاون اداری، مالی و مدیریت منابع

شماره تماس

36241222-086

 

 

 

 

شرح وظایف 

 

 

- ساماندهی امور اداری و دفتری حوزه معاونت

- دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی حوزه معاونت

- تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدهای حوزه معاونت

- تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز معاونت

- جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز معاونت

- پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط به حوزه معاونت

- اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به معاون در زمان مناسب و کیفیت مطلوب

- پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه

- ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه

- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها

- ابلاغ دستورات صادره معاونت به اشخاص و واحدهای تابعه معاونت

- گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی

- تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها

- آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در نشستها و کمیسیونهای مرتبط با حوزه معاونت و تنظیم وقت نشستها

- آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیونها، نشستها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه معاون